Výsledky dotazníkového šetření k evaluaci dotačního systému Odboru kultury Magistrátu města Brna

V lednu 2021 Oddělení koncepce a rozvoje Odboru kultury Magistrátu města Brna uskutečnilo dotazníkové šetření v rámci pravidelné Evaluace dotačního systému, zakotvené v Akčním plánu č. 1 pro období 2021-2022.  

Dotazník se skládal z celkem 27 otázek (některé z nich filtrační) rozdělených do 8 tematických sekcí. Respondenti také byli osloveni k účasti na tzv. kulatých stolech, které navazují na závěry tohoto dotazníku. 

Primárně oslovení respondenti byli žadatelé o programovou dotaci OK MMB pro období 2021 a 2021-2022 a to z důvodu nejčerstvější zkušenosti se současným systémem přidělování dotace. V první vlně bylo přímo osloveno přes 350 žadatelů1, následně dostali možnost participovat také odborní hodnotitelé. Potenciální respondenti byli poté znovu upozorněni na možnost vyjádřit se v lednovém newsletteru Odboru kultury a na FB Brněnský kulturní parlament

Dotazník v období 5.-24.1. 2021 vyplnilo celkem 116 respondentů. Návratnost činí okolo 33 %. Jedná se největší návratnost dotazníku od roku 2014.2  

1. Výzvy k podání dotace 

Na otázku, jaké dotační výzvy využívají, uvedla největší skupina respondentů (19,5 %) pouze MMB. Nadto 10 % žádá o dotaci také u Ministerstva kultury (dále MK) a jiných subjektů, 9 % u MMB, MK a Jihomoravského kraje (dále JmK) a totožný počet u MMB a JmK. Žádosti o dotaci u městských části města Brna (dále MČ Brno) využívá takřka 30 % respondentů, u JmK 48 % respondentů a u MK 56 % respondentů. Nejméně respondentů žádá o dotaci Evropské unie – 10 %. Struktura odpovědí ukazuje, že až 80 % respondentů žádá o dotaci alespoň u dvou typů poskytovatelů a nespoléhá se pouze na dotační titul od MMB. 

Graf k využívání dotačních výzev

2. Pravidelnost žádání o dotaci a jejich úspěšnost 

Každý rok o dotaci u OK MMB žádá 75 % respondentů. Nepravidelně pak 21 %. Mezi nepravidelnými žadateli a nežadateli jsou také současní prvožadatelé.  

Těch, kterým se daří vždy úspěšně získat od OK MMB dotaci, bylo ve vzorku 46 %. Ve většině případů pak dotaci získá dalších 30 % respondentů. V asi polovině případů získá dotaci přes 5 % respondentů. 

Mezi respondenty, kteří o dotaci žádají každoročně, je vždy úspěšných 44 %, ve většině případů ji získá 25 % a v polovině případů ji získá asi 2,5 % respondentů.  

Ti, kteří žádají o dotaci nepravidelně tvoří 2 % vždy úspěšných žadatelů, 5 % těch, kteří uspějí většinou, 3 % respondentů, kteří jsou úspěšní zhruba v polovině žádostí o dotaci a 11 % všech neúspěšných žadatelů.  

3. Podávání žádosti o dotaci 

Na otázku, zda jsou informace o dotačních programech dobře dohledatelné a srozumitelné respondenti uvedli u obou v 48 % ano a ve 45 % spíše ano. Pouze 6 % všech dotazovaných informace považuje spíše za špatně dohledatelné a srozumitelné a pouhé 1 % za zcela. 

Při rozdělení respondentů dle pravidelnosti žádání o dotaci nejsou indikovány větší výkyvy – každoroční žadatelé uvádějí v 98 % dobrou či spíše dobrou dohledatelnost a srozumitelnost informací o dotačních programech. Nepravidelní žadatelé pak uvádějí totéž v 79 %. Nežadatelé zatrhli pouze kladné odpovědi. K obdobným výsledkům dojdeme také při rozdělení respondentů dle úspěšnosti žádostí o dotaci.  

Z dostupných dat vyplývá, že respondenti jsou v naprosté většině s dohledatelností a srozumitelností informací spokojeni. Je ovšem nutno vézt v patrnosti, že byla oslovována množina těch, kteří informace dohledali a žádost o dotaci podali – šetření neobsahuje potenciální žadatele, kteří v nějakém bodě procesu žádání o dotaci vypadli3.  

Graf k dohledatelnosti a srozumitelnosti informací o dotačních výzvách

Srozumitelnost pokynů k vyplnění žádosti 

Stejně tak u otázky, zda jsou pokyny k vyplnění žádosti srozumitelné respondenti uváděli obdobnou spokojenost. V případě, že se jedná o respondenty, kteří dotaci zatím nezískali (16 resp.) či získali maximálně u poloviny žádostí (6 resp.), jsou jimi pokyny vnímány jako nesrozumitelné z 19 %. 

Respondenti, kteří se účastnili školení k žádosti o dotaci, pokyny k jejímu vyplnění vnímali jako srozumitelné (80 %) či spíše srozumitelné (20 %), zatímco respondenti, kteří se školení neúčastnili, je vnímali jako spíše nesrozumitelné a nesrozumitelné (po 6 %). 

Respondentů, kteří vnímali pokyny k vyplnění žádosti jako spíše nesrozumitelné a nesrozumitelné (7 osob) jsme se dotazovali, o které pokyny konkrétně šlo. Oslovení respondenti specifikovali, že se jednalo spíše o pokyny obecné povahy (způsob podání žádosti) či pokyny k vyplňování finančních částek.  

4. Školení k podávání žádosti o dotaci

Účast na školení deklaruje 46 % respondentů. Ze zbylých 54 % respondentů, kteří se školení nezúčastnili, uvádí mezi důvody absence: malá chybovost u žádostí v minulosti (36 %), z časových důvodů (30 %) či účast na školení v předešlých letech (16 %). 

Mezi dotazovanými, kteří uvedli špatnou srozumitelnost pokynů žádosti a školení se nezúčastnili, tomu tak bylo z časových či jiných důvodů. 

Graf důvody pro neabsolvování školení

Mezi 54 respondenty, kteří se školení k žádostem o dotaci OK MMB účastnili, převážná část hodnotí toto školení kladně. Pouze 10 % (5 respondentů) považuje toto školení za příliš obecné. Jako nedostatečné školení nehodnotil nikdo z dotazovaných. 

Potřeba doptávání se na některé informace, kterou respondenti uvádí v nejvyšší míře, je způsobena mj. také různorodou oborovostí žadatelů o dotaci, přičemž každá z nich má svá vlastní specifika. 

Graf Hodnocení školení

Žadatelé v připomínkách uvedli několik oblastí, které by u školení uvítali. Více než třetina z nich uvedla, že připomínky nemají a současná struktura školení jim vyhovuje. Dále by  

  • 7 % uvítalo informace o nastavení rozpočtu 
  • 7 % chtělo na školení testovací žádost společně vyplnit 
  • 5 % uvítalo více konkrétních případů 
  • 5 % chtělo více informací k vyúčtování a zároveň 2 % samostatné školení na vyúčtování, až se bude jeho termín blížit 
  • 6 % respondentů uvedlo, že by uvítalo online formu školení či jeho záznam a také online návod k vyplnění 

5. Instruktážní video 

Poptávku po respondenty zmiňovaných instruktážních videí k vyplňování žádostí o poskytnutí dotace OK MMB jsme aktivně zjišťovali hned v následující otázce. Přes polovinu respondentů (53 %) by taková videa využila. Z respondentů, kteří deklarovali absenci na školení, by videa uvítalo 30 % – mezi nimi pak především ti, kteří se nezúčastnili z časových důvodů (83 % z nich) a ti, kteří školení absolvovali v minulosti (78 % z nich).  

Instruktážní videa tak mají potenciál oslovit základnu žadatelů, kteří na školení nemohou nebo nechtějí, a tím zvýšit úspěšnost žádostí o dotaci a zároveň snížit chybovost při jejich vyplňování. 

Graf Poptávka po video návodech k vyplňování žádosti

6. Vstřícnost pracovníků Odboru kultury 

Na vzestupné škále vstřícnosti 1-5 Odboru kultury s pomocí vyplnění žádosti o dotaci OK MMB byl Odbor hodnocen mimořádně vstřícně 81 % respondenty. Totéž bylo potvrzeno i slovně v podnětech na konci dotazníku.  

7. Časová dotace vyplnění žádosti 

Administrativní náročnost vyplnění žádosti o dotaci může být jednak indikátorem kvality formuláře žádosti, jednak kvality školení k žádosti. Respondenty jsme požádali, aby odhadli počet hodin, který vyplňováním žádostí stráví. Průměrně žadatel stráví 9,7 hodin vyplňováním žádosti. Polovina žadatelů žádost vyplní do 8 hodin. 

  • 35 % respondentů žádost vyplní do 5 hodin 
  • 65 % respondentů žádost vyplní do 10 hodin 
  • 77 % respondentů žádost vyplní do 15 hodin 
  • 90 % respondentů žádost vyplní do 20 hodin 
  • 97 % respondentů žádost vyplní do 25 hodin 
Graf potřebný čas k vyplnění žádosti

Mezi respondenty, kteří se nezúčastnili školení, není signifikantní rozdíl ve struktuře délky vyplňování žádosti.  

Naopak se ukazuje korelace mezi délkou vyplňování žádosti a úspěšností. Respondenti, jejichž žádosti o dotaci jsou úspěšné vždy nebo ve většině případů, žádost průměrně vyplňují 10 hodin, polovina z nich 8 hodin. Ti, jejichž žádost je úspěšná zhruba v polovině případů, ji vyplní průměrně do 13 hodin, polovina do 11 hodin. Velký zlom ovšem přichází u těch, jejichž žádost úspěšná není či většinou není – u většinou neúspěšných trvá vyplnění žádosti průměrně 5 hodin a polovině z nich 4 hodiny, zcela neúspěšným pak průměrně 8 hodin a polovině z nich 6 hodin. Méně úspěšný žadatelé tedy věnují vyplnění žádosti méně času. 

8. Porovnání náročnosti žádosti 

V porovnání s vyplňováním žádosti o dotaci u MK a JMK hodnotí respondenti, kteří mají zkušenost s alespoň jedním typem z uvedených, náročnost vyplnění žádosti o dotaci OK MMB v 56 % jako nižší.  

Mezi respondenty, kteří mají zkušenost s podáváním žádostí o dotaci u MK a nebo JmK a zároveň většinou nebo zcela nejsou úspěšní se žádostmi o dotaci u OK MMB, je procento vnímání menší náročnosti žádosti OK MMB ještě vyšší – 78 % (11 % situaci nahlíží opačně). 

Graf Náročnost vyplnění žádosti oproti MK ČR či JMK

9. Elektronický dotační systém 

Značná část respondentů je spokojena se stávajícím elektronickým dotačním systémem – na rozmezí škály 8-10 svou spokojenost vyjádřilo 73 % všech respondentů. Na míru spokojenosti neměly signifikantní vliv ani účast na školení k žádosti ani úspěšnost žádosti. 

Graf spokojenost s el. dotačním systémem

Stejně tak přes 86 % respondentů hodnotí elektronický dotační systém jako převážně intuitivní. Největší část respondentů (62 %) zároveň přiznává el. systému prostor pro zlepšení. 

Graf Intuitivnost el. dotačního systému

Mezi písemnými připomínkami respondentů se opakovaně objevovala žádost o použití stejného elektronického systému také pro vyúčtování a závěrečné zprávy. 

Technické obtíže 

Technické potíže s elektronickým dotačním systémem přiznává 27 % dotázaných. Mezi těmi, kteří se školení neúčastnili, bylo oproti účastníkům o 10 % více těch, kteří se s technickým problémem setkali (33 % oproti 23 %). Mezi žadateli, jejichž žádosti nejsou úspěšné ve většině případů plus, setkání s technickým problémem vzrůstá z ¼ na ⅓ žadatelů. Ukazuje se zde vztah mezi absolvováním školení, kde o specifikacích el. dotačního systému referují pracovníci OK MMB a také četností podávání žádosti. Žadatelé, kteří žádají o dotaci i u jiných subjektů, uvádějí menší procento setkání s technickou obtíží. 

Graf setkání s technickým problémem u el. dotačního systému

Mezi nejčastějšími technickými obtížemi při vyplňování žádosti o dotaci v el. dotačním systému respondenti uváděli zejména průběžné ukládání dat a nutnost vyplňovat některé části žádosti opakovaně, či naopak propisování dat z jiných žádostí. V menší míře pak nedostupnost serveru dotačního systému či nemožnost se přihlásit. V několika jednotlivých případech pak uvedení zahraničního bankovního konta, nezobrazení pdf vyplněné žádosti pro tisk etc. Ne všechny technické obtíže tak vznikají na úrovni žadatele. 

Graf typy technických problémů s el. dotačním serverem

Technické obtíže se podařilo vyřešit v 78 %, a to v 52 % ve spolupráci s technickou podporou a ve 26 % svépomocí. Ve 23 % tj. 7 případech se technické potíže odstranit nepodařilo. Jednalo se o propisování dat z jiných žádostí (3) a nezobrazení pdf vyplněné žádosti pro tisk (2), dále „spadnutí“ serveru bez uložení dat (1) a nemožnost změnit kontaktní email bez ztráty historie uživatele (1).

Graf vyřešení technického problému

10. Posuzování žádosti 

V roce 2020 Magistrát města Brna spustil participativní hlasování veřejnosti o jednom hodnotiteli v odborné komisi schvalující žádosti o dotaci OK MMB v dané kulturní oblasti. Po prvním roce fungování jsme se žadatelů dotázali, nakolik jsou s tímto systémem spokojeni. Kladně ji hodnotí 73 % žadatelů – spíše ano 48 % a ano 25 %. Nespokojenost vyjádřilo 27 %, z toho 8 % výrazně. Větší nespokojenost dle očekávání projevili žadatelé s nižší mírou úspěšností.  

Graf spokojenost s participativním hlasování o odborných hodnotitelích

Velice podobně kopíruje odpovědi také spokojenost s podobou zpětné vazby hodnoticí komise směrem k žadateli – 71 % je spokojena (49 % spíše ano, 22 % ano) oproti 29 % žadatelů, kteří zpětnou vazbu vnímají jako nedostatečnou (22 % spíše ne, 7 % ne). Opět projevují nespokojenost o několik procent více respondenti s nižší mírou úspěšnosti a dotazovaní, kteří o dotaci OK MMB žádají nepravidelně.

Graf Dostatečnost zpětné vazby hodnoticí komise

11. Smlouva o dotaci a vyúčtování poskytnuté dotace 

Srozumitelnost a kompletnost pravidel 

V drtivé většině se respondenti vyjádřili kladně k otázce, zda jsou pravidla ve smlouvě o dotaci formulována jasně, srozumitelně a kompletně. Srozumitelně jsou pravidla vyjádřena dle 97 % respondentů (spíše ano 50 %, ano 47 %), jasně a kompletně dle 96 % respondentů (spíše ano 49 %, ano 47 %). Na opačném pólu názorového spektra stojí především žadatelé, kteří o dotaci žádají nepravidelně a žadatelé, kteří využívají dotační výzvy pouze MMB, MMB a MČ města Brna, případně u MK ČR. Žadatelé, kteří využívají některou z kombinací dotačních výzev dalších subjektů (JmK, EU a jiných) posuzují pravidla ryze kladně. Lepší bilanci ve prospěch formulace pravidel mají také respondenti, kteří se účastnili školení.  

Graf hodnocení součinnosti a vstřícnosti OK s vyúčtováním

Způsobilé a nezpůsobilé výdaje 

O něco málo méně pozitivně vnímají respondenti formulaci (ne)způsobilých výdajů, tedy ty, které (ne)lze zahrnout do čerpání dotace. Jako srozumitelné je uvádí 88 % respondentů (ano 42 %, spíše ano 46 %). Desetina dotazovaných pak rozdělení výdajů vnímá jako spíše nesrozumitelné a 2 % jako zcela nesrozumitelné. V poměru těch, pro něž je vyjádření ve smlouvě pochopitelné a těch, pro které ne, se opět částečně odráží participace na školení. Zároveň ale může jít o důsledek každoroční úpravy smlouvy OK MMB v reakci na předešlý dotační cyklus. Předpoklad potvrzují nepravidelní žadatelé o dotaci, kteří deklarují nesrozumitelnost rozdělení výdajů nejvíce ze všech žadatelů (13 % spíše ne, 4 % ne). 

Graf srozumitelnost způsobilých a nezpůsobilých výdajů

Úspěšní žadatelé o dotaci OK MMB jsou smluvně zavázáni v případě změn u realizované aktivity zažádat o souhlas OK MMB se změnou. Proto jsme se respondentů dotazovali na náročnost sledování jednoho typu změn – skutečných celkových nákladů oproti odhadovaným.  

Většina odpověděla, že náročnost nedokáže posoudit (43 %), více než třetinu pak sledování zatěžuje středně (39 %). Malé a velké zatížení pociťují ekvivalentně velké skupiny 9 % respondentů. Rozdělení respondentů z hlediska využívání dotačních výzev ukazuje, že velkou náročnost sledování změn vnímají výhradně respondenti, kteří žádají o dotaci u MMB a MČ města Brna4. Z hlediska úspěšnosti žádostí o dotaci OK MMB žadatelé, jejichž žádosti jsou úspěšné většinou či vždy uvádějí, že je sledování nenamáhá vůbec (4-9 %), málo (12 %), středně (53-58 %) a velice (15-17 %). Žadatelé úspěšní v polovině případů se cítí být touto činností zatíženi středně v 67 % a v 17 % velice. U respondentů spíš neúspěšných při žádostech o dotaci, se většina shoduje na střední namáhavosti (40 %), malá a velká namáhavost se objevuje u stejně velkých skupin (20 %). Respondenti, kteří se účastnili školení, pokládají sledování změn za velice náročné o 11 % více (21 %) oproti těm, kteří se školení neúčastnili (10 %). 

Graf náročnost sledování průběžných změn

Vstřícnost OK při vyúčtování 

Někteří žadatelé se v souvislosti s vyúčtováním obdržené dotace obracejí na OK MMB s prosbou o radu či pomoc. Proto jsme se jich optali, jak hodnotí přístup OK v těchto případech. Respondenti v naprosté většině (90 %) uvádějí spokojenost jak se vstřícností, tak se součinností pracovnic a pracovníků OK MMB (Nad očekávání 51 %, velice 39 %). Středně spokojeno se spoluprací je 7 % respondentů a 3 % vůbec. S klesající mírou četnosti podávání žádostí o dotaci zároveň lehce vzrůstá míra nespokojenosti se vstřícností a součinností OK. Tentýž jev pozorujeme při klesající míře úspěšnosti žádosti. Frustrace respondentů žádajících nepravidelně či méně úspěšně může plynout z větších nároků na pracovnice a pracovníky OK MMB, které nemusejí být s to naplnit. Takových případů je naštěstí minimum (3 respondenti). 

Graf vstřícnost a součinnost OK při vyúčtování

12. Návrh víceletého systému přidělování dotace 

U dvouletých dotací na celoroční činnost vznikl na popud náměstka pro kulturu MMB návrh nového systému časového přidělování dotace, jehož hlavní výhoda tkví ve schválení částky dotace na dvouletou celoroční činnost rok před jejím samotným čerpáním. 

V rámci participace jsme respondentům tento návrh předložili a zeptali jsme se na jejich názor. Návrh byl prezentován jak v rámci dotazníku odeslaného pouze žadatelům o dotaci na období 2021 a 2021-2022, tak i široké veřejnosti na FB Brněnský kulturní parlament a v newsletteru Odboru kultury MMB. K návrhu se vyjádřilo celkem 119 respondentů. 

Více než polovina z dotazovaných uznává, že systém ze své pozice nedokáže posoudit. Čtvrtina pak vnímá návrh jako zajímavý, ale čítající určitá úskalí. 14 % vidí systém jako nevýhodný a 9 % jako lepší, než současný.  

Graf navrhovaný systém

Slovní komentář přidalo 68 respondentů. Tyto komentáře lze rozdělit do několika kategorií vyjádřených kladů, záporů, připomínek a návrhů.  

Klady systému vyjádřilo 23 respondentů. Nejvíce oceňovali možnost lépe si naplánovat činnost (61 %) a to i v případě, že požadovanou dotaci nedostanou (9 %). Někteří respondenti si pochvalují lepší finanční jistotu v podobě schválené dotace. Jiní nespecifikují, v čem je prezentovaný model lepší (9 %). 

Graf klady navrhovaného systému

Zápory systému přiřadilo 44 respondentů. Nejvíce z nich uvedlo, že se jedná o příliš dlouhý proces (27 %) dalších 5 % dodalo, že se jedná o zbytečně komplikovaný systém, který je výhodný jen pro některé (16 %), specificky pro velké a již zavedené žadatele (7 %). Někteří respondenti upřednostňují současný a již zažitý systém (2 %), u kterého by pouze upřednostnili ještě rychlejší vyřízení dotačního procesu (5 %) či jej posunuli o trochu dříve, než je současné září s tím, že o přidělení by věděli před koncem roku a vyplácet dotaci by OK MMB začalo v lednu následujícího roku. Nemalá část respondentů upozornila na skutečnost, že umělecká tvorba ve velké míře reaguje na aktuální otázky a v důsledku délky řízení dotačního programu by nebylo možné flexibilně reagovat na společenské změny (14 %). Zároveň 14 % respondentů varuje, že pandemie ukázala, že v tuto chvíli není možné dlouhodobě plánovat, na což navrhovaný systém klade velké požadavky (5 %). Respondenti tak poukazují na skutečnost, že by systém byl pro některé subjekty (16 %) kvůli tlaku na dlouhodobé plánování (34 %) nepoužitelný a zároveň pro žadatele, kterým by mohl vyhovovat, nezajímavý z hlediska dlouhého čekání s realizací projektu kvůli dotaci OK MMB (34 %).  

Graf zápory navrhovaného systému

Respondenti připojili k návrhu systému několik připomínek, mezi nimiž rezonovala zejména otázka, nakolik bude systém benevolentní ke změnám v projektu/činnosti ať již programových či finančních (8 respondentů), neboť k takovým změnám bude nutně docházet vzhledem k délce prodlevy mezi schválením dotace a realizací aktivity. Zároveň se někteří respondenti dotazovali, jak bude v takovém případě aktivita evaluována či jaká bude garance smlouvy. Další otázky směřovaly na podobu souběhu žádostí, jak umožňuje systém současný.  

Dotazovaní přiložili také několik vlastních návrhů:  

  • Ponechat stávající dotační systém a pouze jej posunout dopředu 
  • Vytvořit hybridní systém složený z prvků stávajícího a navrženého dotačního systému vyplácení či kombinaci více než dvouletého dotačního programu s navrženým systémem vyplácení. 
  • Zavést průběžný systém podávání žádostí v rámci celého roku 
  • Zavést nadžánrový dotační program 
  • Znovuzavést čtyřletý dotační program 
  • Reflektovat existenci investičních grantů 
  • Prodiskutovat podobu nového dotačního systému vyplácení se zástupci žadatelů 
  • Změny v obsazení umělců uvádět až v závěrečné zprávě a průběžně informovat o rámcových změnách projektu

Závěry dotazníku 

Provedené šetření ukázalo, že činnost Odboru kultury MMB je na vysoké úrovni podtržené silným proklientským přístupem jeho pracovnic a pracovníků. Zároveň jasně vyzdvihuje další možnosti ladění a zefektivnění jak na straně Odboru, tak i na straně některých žadatelů.  

Otázky, které dotazník pouze povrchně otevřel, budou s respondenty dále diskutovány v rámci tzv. Kulatých stolů a jejich hlubší analýza předložena v závěrečné zprávě evaluace dotačního systému OK MMB.


1 Přesný počet unikátně oslovených není k dispozic z důvodu opakovaných kontaktních emailů v databázi žadatelů způsobených množství žadatelů s vícero žádostmi o dotaci. 

2 V roce 2014 osloveno 277 osob s návratností 44 %, v roce 2016 osloveno 278 osob s návratností 23 %, v roce 2019 osloveno 318 osob s návratností 19 %. 

3 K takové analýze lze použít webové statistické nástroje jako např. Google analytics.  

4 Roli zde bude hrát také velikost a typ žadatele, které jsme ovšem v dotazníku nezjišťovali. 

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *